Microsoft-365-Lizenzen sind ein schleichender Kostenblock. Sie werden bei Bedarf schnell hinzugefügt, aber selten wieder hinterfragt. Das Ergebnis nach ein paar Jahren: bezahlte Lizenzen für längst ausgetretene Mitarbeitende, E5-Pakete für Nutzer, die nur Mail brauchen, und doppelte Add-ons. Diese Anleitung zeigt, wie Sie systematisch aufräumen.
Schritt 1: Den Ist-Zustand erfassen
Bevor Sie sparen können, brauchen Sie Transparenz. Im Microsoft 365 Admin Center finden Sie unter Abrechnung → Lizenzen eine erste Übersicht: Wie viele Lizenzen jedes Typs sind gekauft, wie viele zugewiesen, wie viele frei? Schon die Differenz zwischen gekauft und zugewiesen ist oft bares Geld.
Schritt 2: Inaktive Nutzer identifizieren
Eine zugewiesene Lizenz heisst nicht, dass sie genutzt wird. Entscheidend ist die letzte Anmeldung. Über die Sign-in-Aktivität in Microsoft Entra (Azure AD) sehen Sie, wer sich seit Wochen nicht mehr angemeldet hat. Solche Konten sind die ersten Kandidaten:
- Konten ohne Anmeldung in den letzten 30–60 Tagen
- Konten ehemaliger Mitarbeitender, die nie deaktiviert wurden
- Test- und Projektkonten, die längst abgeschlossen sind
Schritt 3: Über-Lizenzierung aufdecken
Der teuerste Fehler ist nicht die ungenutzte, sondern die zu grosse Lizenz. Fragen Sie konkret:
- Braucht jeder E5? Die teuerste Stufe lohnt sich nur für Nutzer, die ihre Security- und Compliance-Features tatsächlich brauchen. Für viele reicht E3 oder Business Premium.
- Wird das Add-on genutzt? Power BI Pro, Visio, Project – oft zugewiesen, selten geöffnet.
- Shared Mailbox statt Lizenz? Funktionspostfächer (info@, support@) brauchen bis 50 GB keine eigene Lizenz.
Rechenbeispiel: 15 ausgetretene Mitarbeitende mit je einer Business-Premium-Lizenz à rund CHF 25/Monat ergeben über 4'500 Franken pro Jahr für Lizenzen, die niemand nutzt. Solche Beträge bleiben oft jahrelang unbemerkt.
Schritt 4: Den Offboarding-Prozess fixen
Die meisten Lizenz-Leichen entstehen beim Austritt. Wenn der Lizenzentzug nicht fester Teil des Offboardings ist, läuft die Lizenz einfach weiter. Verankern Sie zwei Regeln:
- Beim Austritt wird die Lizenz sofort entzogen (das Postfach kann als Shared Mailbox erhalten bleiben).
- Freigewordene Lizenzen werden zuerst wiederverwendet, bevor neue gekauft werden.
Schritt 5: Auslastung dauerhaft messen
Optimierung ist kein einmaliges Projekt. Behalten Sie zwei Kennzahlen im Blick: die Auslastung (zugewiesene vs. gekaufte Lizenzen) und die aktive Nutzung (Anmeldungen pro Lizenz). Sinkt die aktive Nutzung, zahlen Sie wieder für Luft.
Der Haken: Diese Daten liegen über mehrere Microsoft-Portale verteilt – Admin Center, Entra, Abrechnung. Sie regelmässig zusammenzutragen und auszuwerten kostet Zeit, die im IT-Alltag selten da ist. Deshalb bleibt das Sparpotenzial bei vielen KMU ungenutzt.